Prefeitura de São Mateus - Norte do Espírito Santo


MODERNIZAÇÃO DA MÁQUINA PÚBLICA EM SÃO MATEUS: PAPEL, CARIMBO E ARQUIVOS FÍSICOS ESTÃO VIRANDO COISA DO PASSADO NA PREFEITURA

03/08/2021
  • Pastas e mais pastas, pilhas de papéis, salas entupidas de arquivos... é uma visão comum em órgãos públicos, em que todos os processos têm que ser documentados e obedecem a uma série de trâmites burocráticos, estabelecidos por leis, que geram muito, muito papel. Contudo, por determinação do prefeito Daniel Santana, isso vai ser coisa do passado para a Prefeitura de São Mateus.  E essa revolução já tem data para acontecer: será a partir da segunda semana deste mês de agosto. 

  • O software, com o novo sistema de Protocolo, já está instalado e funcionando em modo experimental. Foram ministrados treinamentos aos funcionários que utilizarão o sistema e todas as secretarias já podem “conversar” entre si exclusivamente por meio eletrônico. O SPESM - Sistema de Processo Eletrônico São Mateus, como é chamada a plataforma, chegou como uma poderosa ferramenta de desburocratização, controle e economia para o Município.

  • O Sistema garante que os trâmites ocorrerão pelos setores corretos, nos momentos corretos e garantem não só agilidade, mas também dispensam o deslocamento e as visitas presenciais aos órgãos da Administração Municipal. Também permite que o cidadão acompanhe seus processos por um portal próprio e direcionado e o empreendedor receba e se inteire das ações dos processos de sua empresa de forma simples e desburocratizada.

  • Além da eficiência e agilidade, outro objetivo é a economia: o custo do processo em suporte eletrônico é em torno de dez vezes menor do que um processo em suporte papel.

  • MIGRAÇÃO PARA O MEIO DIGITAL
  • Foi um longo caminho, que começou em março de 2019, ainda no primeiro mandato da Gestão Daniel Santana. O primeiro passo foi a contratação de um fornecedor que oferecesse uma plataforma – software de controle – mais avançada, passou pela adequação da rede e digitalização de todos documentos, referentes a Atos Administrativos, Decretos e afins, e já está na fase da emissão dos Certificados Digitais para os operadores do sistema, o que possibilita tornar os processos totalmente eletrônicos, da abertura ao arquivamento.

  • O usuário preenche os dados e, ao invés de imprimir, clica em “Protocolizar”. O processo já nasce eletrônico, e o sistema permite acompanhamento e controle de fluxo em tempo real, inclusive com avisos quanto a prazos. A assinatura pode ser de duas formas: por Certificado Digital ou por Login e Senha, o que torna o atendimento inclusivo, permitindo o acesso de usuários externos.

  •  “São Mateus está prestes a ocupar a vanguarda digital no Espírito Santo”, afirma a secretária municipal de Administração, Luciana Massucatti. “Tudo está se informatizando, a tendência de modernização é irreversível, como se pode ver no Judiciário, por exemplo. Lá, da inicial à sentença, já é tudo eletrônico. E entre os executivos municipais, nós saímos na frente: apenas quatro ou cinco municípios, em todo o Estado, oferecem sistema de Protocolo cem por cento digital.”

  • ATENDIMENTO GARANTIDO PARA TODOS OS USUÁRIOS 
  • Nem todos os usuários dos serviços públicos têm acesso à Internet ou utilizam meios eletrônicos para resolver operações mais complexas. Esse grupo continuará tendo à sua disposição o Protocolo Físico, no tradicional sistema de guichê, onde será atendido normalmente. A única diferença é que os processos só serão impressos, no todo ou em parte, em caso de solicitação do usuário e para o usuário. A “cópia” da Prefeitura será 100% eletrônica.

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